الاستدعاء والدعوة

أولاً: التعريف والفرق الاستدعاء (Convocation) والدعوة (Invitation) هما رسائل إدارية يتم إرسالها لطلب حضور شخص ما، ولكن هناك فرق جوهري بينهما:

• الاستدعاء: يكون طلب الحضور فيه إلزامياً (مثل استدعاء موظف أو مرشح لامتحان).
• الدعوة: يكون طلب الحضور فيها طوعياً (مثل دعوة شخصيات رسمية لحفل).

وفي كلتا الحالتين، يجب أن يوضح الرسالة الغرض والسبب بوضوح.

ثانياً: أهداف الاستخدام تستخدم الإدارة هذه الوثائق لعدة أسباب، منها:

1. عقد الاجتماعات (حيث توجه دعوة للرؤساء، واستدعاء للزملاء والمرؤوسين).
2. استدعاء المرشحين لخوض امتحان أو مسابقة.
3. طلب حضور شخص لإتمام معاملة إدارية معينة.
4. دعوة شخصيات لحضور حفلات، محاضرات، أو استقبال وفود رسمية.

ثالثاً: طريقة الإرسال والسرعة

• ترسل هذه المراسلات عادة كتابياً، مع التأكد من وصولها في الوقت المناسب قبل الموعد المحدد.
• تحتفظ الإدارة بنسخة من هذه الرسائل كإثبات رسمي.
• في حالات الاستعجال، يمكن إرسال الاستدعاء عبر “الفاكس” أو “البرقية” لضمان السرعة، بشرط أن تترك وسيلة مادية تثبت أن الإرسال قد تم.

رابعاً: العناصر الشكلية للرسالة لا تختلف العناصر الخارجية للاستدعاء أو الدعوة عن الرسائل الإدارية العادية، وتتضمن:

• رأسية الجهة (الشعار والاسم).
• الطابع البريدي.
• المكان والتاريخ.
• صفة المرسل واسمه.
• صفة أو اسم المرسل إليه وعنوانه.
• المرجع (إن وجد).
• المرفقات (إن وجدت).
• التوقيع والختم.

خامساً: ماذا يجب أن يتضمن نص الرسالة؟ يجب أن يحدد “مضمون” الرسالة الأمور التالية بدقة:

1. الغرض: سبب الاستدعاء أو الدعوة.
2. الزمان: التاريخ والتوقيت بدقة.
3. المكان: موقع الحضور.
4. الوثائق: ما يجب على الشخص إحضاره معه.

ملاحظة هامة بخصوص الاجتماعات: إذا كان الغرض هو عقد اجتماع، يجب كتابة “جدول الأعمال” مباشرة بعد النص الأساسي، وذلك على شكل نقاط موجزة وواضحة، لتمكين المدعوين من التحضير للمواضيع التي ستُناقش جيداً.

نصيحة أخيرة (تجنب الغموض): يجب الامتناع تماماً عن استخدام عبارات غامضة مثل عبارة: “لأمر يهمكم”، لأن هذه العبارة تُربك الشخص وتتركه في حيرة. يجب دائماً ذكر السبب الحقيقي والواضح للاستدعاء، سواء كان للمواطنين أو بين الإدارات المختلفة.