التقرير الإداري (Le rapport administratif)

أولاً: التعريف والطبيعة التقرير وثيقة إدارية مهمة تُستخدم لـ:

• وصف أو تحليل مشكلة، عمل منجز، حادثة، أو سير عمل في مرفق معين.
• نقل المعلومات من المرؤوس إلى الرئيس، أو من مصلحة إدارية إلى أخرى.
• يصنف ضمن “الوثائق الإعلامية”.

متى يُكتب التقرير؟ غالباً ما يُطلب من الجهة الدنيا (الموظفين) كتابته بناءً على توجيه من الجهة العليا (الرؤساء)، وذلك لتزويدهم بمعلومات كاملة تساعدهم على اتخاذ قرارات أو تدابير معينة.

ماذا يحتوي التقرير؟

• قد يكتفي الكاتب بسرد الوقائع بشكل محايد.
• وغالباً ما يُفضل أن يضيف الكاتب (خاصة إذا كان شاهد عيان) توصيات أو اقتراحات للتعامل مع الموضوع.

طول التقرير: يختلف طول التقرير حسب الغرض:

• تقارير مطولة: مثل التقرير السنوي للنشاط.
• تقارير موجزة: مثل بلاغ عن حادثة طارئة.

ثانياً: أهداف كتابة التقرير

التقارير أداة أساسية للمتابعة والمراقبة، وأهم أهدافها:

1. تحليل وضعية معينة: فهم المشكلة أو الظاهرة.
2. عرض نتائج العمل: توضيح ما تم إنجازه في فترة زمنية معينة.
3. الاستقصاء: جمع معلومات عن قضية معينة.
4. الوصف: سردها أو تحليل حادثة وقعت.
5. التوجيه: تشخيص مشكلة واقتراح حلول للرئيس الإداري لاتخاذ القرار المناسب.

ثالثاً: أنواع التقارير

تختلف التقارير باختلاف الهدف والقطاع (التربية، الأمن، الصحة..)، وأهم أنواعها:

1. التقارير الدراسية أو تقارير الخبرة:

   • يكتبها خبراء ومختصون.
   • تدرس مشكلة بشكل عميق جداً للبحث عن حلول جذرية (مثل تقارير المجلس الاقتصادي).

2. التقارير التفتيشية:

   • يكتبها المفتشون (مفتش المالية، مفتش النظافة).
   • الهدف: فحص وضعية مرفق، التأكد من حسن التسيير، أو التحقيق في تجاوزات ومخالفات.

3. التقارير الإعلامية:

   • الهدف: إبلاغ الرئيس بوقوع حادث، أو مستجدات العمل، أو مشاكل بين الموظفين أو مع المتعاملين.

4. التقارير الدورية للأنشطة:

   • تُكتب بشكل منتظم (شهرياً، نصف سنوي، أو سنوياً).
   • الهدف: تقييم الأعمال المنجزة في المصلحة خلال فترة محددة.

رابعاً: عناصر التقرير (الشكل والمضمون)

1. العناصر الشكلية (الظاهرية): وهي نفسها الموجودة في الرسائل الإدارية، مع ملاحظة خاصة:

• الرأسية (الشعار، اسم الوزارة..).
• الطابع والرقم التسلسلي.
• تاريخ التحرير.
• كلمة “تقرير” تكتب في وسط الصفحة.
• المرسل إليه (الرئيس الإداري).
• الموضوع.
• التوقيع والختم في نهاية الصفحة الأخيرة.

2. عناصر المضمون (النص الداخلي): ينقسم نص التقرير إلى 3 أجزاء مترابطة:

• المقدمة: لفت الانتباه لأهمية الموضوع وسبب كتابة التقرير.
• العرض والتحليل: شرح تفاصيل الموضوع، الأسباب، والوقائع.
• الخاتمة: ذكر الاستنتاجات، وتقديم المقترحات والحلول (التوصيات).
• (ملاحظة: إذا كان هناك وثائق مرفقة، تُذكر في نهاية التقرير).

خامساً: خطوات كتابة التقرير (كيف نعد تقريراً جيداً؟)

لكتابة تقرير ناجح، يجب اتباع خطوات منطقية:

1. تحديد الهدف: ما هو الغرض من التقرير؟ يجب أن يكون واضحاً في الذهن من البداية.
2. جمع المعلومات وتحليلها: البحث عن البيانات (الخام)، إجراء التحقيقات أو الاستشارات لجعلها معلومات مفيدة.
3. وضع الخطة: ترتيب الأفكار (المقدمة، العرض، الخاتمة) بشكل منطقي.
4. صياغة التقرير: الكتابة بأسلوب علمي واضح، ودعم الأقوال بالأرقام والرسوم البيانية إذا لزم الأمر.
5. مراجعة التقرير: إعادة القراءة للتأكد من خلو النص من الأخطاء وهفوات الكتابة قبل التسليم النهائي

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة …………………
مديرية …………………
الرقم التسلسلي: ……..

تـقــريـب

إلى السيد (الصفة الوظيفية للمرسل إليه): ………………..

الموضوع: تقرير حول [ضع موضوع التقرير هنا].

1) المقدمة:
(نكتب هنا تعريفاً موجزاً للموضوع ونشير إلى سبب التقرير)

2) العرض:
(نكتب هنا التفاصيل، الأسباب، و التحليل)

3) الخاتمة والتوصيات:
(نكتب هنا النتائج التي توصلنا إليها ونقترح الحلول)

حرر بـ ……….. يوم …………………..

الصفة الوظيفية: ………………..
التوقيع والختم