المذكرة الإدارية (La Note Administrative)
ما هي المذكرة الإدارية؟ المذكرة الإدارية هي وثيقة داخلية تستخدم داخل الإدارة أو المؤسسة، وتعتبر الأداة الأكثر شيوعاً للتواصل بين المسؤولين والموظفين. ووظيفتها الأساسية هي نقل التعليمات من الرئيس الإداري إلى المرؤوسين، أو تبليغهم بمعلومات وتوجيهات معينة. وتسمى أحياناً “مذكرة مصلحة”.
هل هناك أنواع أخرى من المذكرات؟ نعم، يوجد نوع يسمى “مذكرة التلخيص” (Note de synthèse):
- طبيعتها: هي ملخص لكتاب، تقرير، أو مقالات صحفية.
- الهدف: يتم إعدادها من قبل موظف مختص لتعريف الرئيس الإداري بمحتوى وثيقة طويلة في وقت قصير، ليأخذ فكرة عامة دون أن يضطر لقراءة النص الأصلي كاملاً.
1. خصائص المذكرة الإدارية
تمتاز المذكرة بعدة مميزات تجعلها فعالة في العمل الإداري:
- التعليمات: تتضمن أوامر وتوجيهات للموظفين الخاضعين لسلطة من أصدر المذكرة.
- الشمولية: توزع بحيث يطلع عليها جميع المعنيين، وقد تطلب الإدارة من الموظفين التوقيع عليها للتأكد من أنهم قرأوها.
- السرعة والفاعلية: هي وسيلة سريعة لنقل المعلومات.
- التركيز: يجب أن تتحدث عن موضوع واحد فقط ومحدد بدقة، لا تشتت بين مواضيع متعددة.
- الوضوح: تكتب بأسلوب لغوي واضح، دقيق، وبليغ (لائق رسمياً).
- الإلزام: تعتبر المذكرة ملزمة للتنفيذ (بمثابة أمر)، ما لم تتعارض مع القانون، وإذا تم إيصالها للموظفين بشكل صحيح.
- السلطة: تعكس ممارسة الرئيس الإداري لصلاحياته القانونية.
2. متى نستخدم المذكرة الإدارية؟
تُستخدم المذكرة لأغراض متعددة، أهمها:
- لإصدار الأوامر والتعليمات: مثل تحديد أوقات الدوام الرسمي، أو المحافظة على ممتلكات وأجهزة الإدارة، أو التذكير بأخلاقيات الوظيفة.
- لإعطاء التوجيهات والنصائح: مثل التذكير بالنظافة العامة في مكان العمل، أو تدابير السلامة والأمن.
- لتبليغ المعلومات: مثل الإعلان عن تغييرات تنظيمية طارئة، أو أخبار تخص الموظفين (ترقيات، تنقلات، إلخ).
3. ما هي عناصر (هيكلية) المذكرة؟
تتكون المذكرة من نفس عناصر المراسلات الإدارية الأخرى، وهي:
- رأسية الوثيقة: اسم الدولة (الجمهورية…)، والشعار.
- المصدر: اسم الوزارة أو المديرية أو المصلحة.
- التاريخ والمكان: مكان وتاريخ إصدار المذكرة.
- الرقم التسلسلي: رقم مرجعي يسجل في سجل الصادر.
- عنوان المذكرة: جملة قصيرة توضح موضوع المذكرة (مثلاً: “تتعلق بتنظيم الدوام”).
- الموجه إليهم: من هم المستفيدون؟ (مثلاً: “إلى جميع الأساتذة” أو “إلى موظفي المصلحة”).
- نص المذكرة: الموضوع نفسه (التعليمات أو المعلومات).
- التوقيع: اسم الوظيفة (مدير، رئيس قسم…)، التوقيع الشخصي، والختم الرسمي.
- قائمة التوزيع: ذكر الجهات التي ستُرسل لها نسخة، وطريقة إبلاغها (التعليق على اللوحة، التسليم باليد..).
4. كيف نحرر المذكرة؟ (أسلوب الكتابة)
- الأسلوب: يختلف عن الرسائل الخارجية؛ فهو لا يتطلب عبارات مجاملات كثيرة (مثل “أتقدم بجزيل الشكر”)، بل يكون أسلوباً مباشراً، صارماً، وعقلانياً.
- الإقناع: الهدف هو إقناع الموظف بضرورة تنفيذ التعليمات.
- المبررات: يمكن ذكر الأسباب التي دفعت الإدارة لإصدار هذه المذكرة.
- الإيجاز: يجب أن تكون قصيرة ومباشرة، وتجنب الشرح الطويل الممل، لأنها ليست “تقريراً” تحليلياً بل هي “أمر” أو “معلومة”.
5. نموذج عملي (مذكرة تنظيم دوام رمضان)
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية وزارة التعليم العالي والبحث العلمي جامعة معسكر الأمانة العامة
معسكر في: [التاريخ] الرقم: …………….
مذكرة مصلحة
الموضوع: توقيت الدوام خلال شهر رمضان المعظم
إلى: جميع المستخدمين الإداريين والتقنيين وأعوان المصلحة.
ننهي إلى علمكم أن توقيت العمل اليومي خلال شهر رمضان المعظم سيكون على النحو التالي:
- من الأحد إلى الأربعاء: من الساعة التاسعة صباحاً (09:00) إلى الساعة الثالثة والنصف (15:30).
- يوم الخميس: من الساعة التاسعة صباحاً (09:00) إلى الساعة الثالثة (15:00).
ويستمر العمل بهذا التوقيت إلى غاية انقضاء شهر رمضان.
الأمين العام ………………….. (الختم والتوقيع)
نسخة إلى:
- السيد المدير الفرعي المكلف بالمستخدمين.
- السادة عمداء الكليات.
- نسخة للتعليق في لوحة الملصقات.
اترك تعليقاً