المراسلة الإدارية (الرسالة الإدارية)

ما هي الرسالة الإدارية؟ المراسلة الإدارية هي وسيلة مكتوبة للتواصل وتبادل المعلومات بين الإدارات المختلفة، أو بين الإدارة والأشخاص (سواء كانوا أفراداً أو مؤسسات وجمعيات). نلجأ إليها عندما يكون من الضروري توثيق أفكار أو معلومات لا يُفضل أو لا يمكن نقلها شفهياً.

أنواع الرسائل الإدارية: تُصنف الرسائل الإدارية إلى نوعين رئيسيين، ولكل نوع أسلوبه الخاص حسب طبيعة العلاقة بين الطرفين:

1. الرسائل بين المصالح: وهي التي تتبادلها الإدارات والجهات الحكومية فيما بينها.
2. الرسائل ذات الطابع الشخصي: وهي التي توجه إلى أشخاص بعينهم (مثل الموظفين أو المتعاملين مع الإدارة).

• الأهمية: يختلف أسلوب الكتابة والصيغ المستخدمة بين النوعين، حيث تتطلب كل حالة لهجة تناسب العلاقة القائمة.

أهمية الرسالة الإدارية: رغم التطور التكنولوجي الهائل وظهور وسائل حديثة كالهاتف والبريد الإلكتروني، تظل الرسالة المكتوبة (الورقية أو الرسمية) هي الأداة الأكثر استخداماً في الإدارات والمؤسسات العمومية، لأنها تحتفظ بالصفة الرسمية وتشكل دليلاً ملموساً.

أغراض واستخدامات الرسالة الإدارية: تتعدد أهداف المراسلات الإدارية، ومن أهمها:

• رسالة الإحالة (Transmission): تُستخدم غالباً لغرض توجيه أو تسليم وثيقة معينة أو ملف كامل إلى جهة أخرى للنظر فيه أو المشاركة فيه.

• رسالة التذكير (Rappel): الهدف منها هو تذكير المرسل إليه بضرورة تنفيذ طلب سابق، أو الرد على رسالة تأخر الرد عليها عن الوقت المحدد أو المعقول.

• رسالة الإخطار (Mise en demeure): وهي رسالة ذات طابع قانوني وجاد، تهدف إلى إلزام الشخص بالقيام بعمل ما أو الامتثال لأمر معين.

  • مثال: توجيه إنذار لموظف متغيب عن العمل للعودة إلى منصبه خلال مهلة محددة، أو تذكير ممتنع عن دفع مستحقات مالية بوجوب الدفع.