جدول الإرسال (أو حافظة الإرسال)

تعريفه وهدفه: جدول الإرسال وثيقة إدارية تُستخدم لنقل أو تحويل الوثائق والمستندات بين المصالح الإدارية (داخل نفس الوحدة أو بين وحدات مختلفة). والهدف الأساسي منه هو الاحتفاظ بـ سند قانوني يثبت تسليم هذه المستندات للجهة المرسل إليها، حيث يقوم المستلم بالتأشير بالاستلام على نسخة من الجدول وإعادتها للمرسل.

عناصر جدول الإرسال:

1. الهيكل العام (الأعلى والأسفل):

   • يتشكل جدول الإرسال من نفس العناصر الأساسية للرسالة الإدارية في الجزء العلوي والسفلي، وهي:
   • الأعلى: الرأسية (اسم الدولة)، الطابع (اسم الإدارة)، الرقم التسلسلي، المكان والتاريخ، صفة المرسل، وصفة المرسل إليه.
   • الوسط: يُكتب بالخط العريض عبارة “جدول إرسال” لتحديد طبيعة الوثيقة.
   • الأسفل: الإسم الشخصي، الصفة الوظيفية، التوقيع، وختم المصلحة.

2. محتوى الجدول (الأعمدة الثلاثة): يلي العناوين الرئيسية جدول يتضمن ثلاثة أعمدة:

   • العمود الأول (بيان الوثائق): يتم وصف الوثائق المرسلة بإيجاز، وتُسبق عادةً بعبارة مجاملة مثل: (يشرفني أن أوافيكم بالوثائق التالية…).
   • العمود الثاني (العدد): يُذكر فيه عدد الوثائق المرسلة من كل نوع.
   • العمود الثالث (الملاحظات أو التوجيهات): تُكتب فيه عبارات موجزة تحدد الغرض، مثل: (للإعلام، قصد الاطلاع، للتنفيذ، لاتخاذ القرار، أو للتأشيرة).
   • هام: يُكتب المجموع الكلي للوثائق في الأسفل، ويجب عدم ترك فراغات أو شطب للحفاظ على الحجية القانونية للوثيقة.

3. المستلمون المتعددون: في حال وجود عدة جهات موجه إليها الجدول، تُسجل أسماؤهم في نهاية الورقة إلى اليمين تحت عنوان: (نسخ موجهة إلى…).

إجراءات التسليم والأرشفة:

• طريقة التسليم: الأصل هو تسليم الجدول والوثائق “يداً بيد” للمستلم لتوقيع النسخة فوراً. وإذا تعذر ذلك لبعد المسافة يُرسل بالبريد، مع ضرورة الحرص على استرجاع النسخة المؤشر عليها بالاستلام.
• الأرشفة: تُحفظ النسخ الإضافية (التي تم توقيعها بالاستلام) في ملفات خاصة، مرتبة حسب الأرقام التسلسلية لسجلات البريد الصادر، لتكون حجة قاطعة عند الحاجة للإثبات.