متطلبات التحرير الفعال للرسالة الإدارية

تُعد الرسالة الإدارية أداة اتصال رئيسية، ولضمان نجاحها لا بد من التخطيط الفعال لعملية الإرسال. ويتم ذلك من خلال الإجابة بوضوح على الأسئلة الخمسة التالية:

1. لماذا؟ (تحديد الهدف) يعني تحديد الغاية من الاتصال. لن ينجح التواصل إذا لم يكن المرسل مُدركاً تماماً للرسالة التي يريد إيصالها بشكل جلي ودقيق.

2. ماذا؟ (تحديد المحتوى) يعني اختيار أفضل صياغة ومضمون يحقق الهدف المرجو. لذا يجب على الموظف جمع أكبر قدر من المعلومات والحقائق المتاحة حول الموضوع، لتدعم الرسالة بالحجج والبراهين مما يرفع من قدرتها على الإقناع.

3. لمن؟ (المستقبلون) يعني تحديد الجهة أو الأشخاص المطلوب إرسال الرسالة إليهم بدقة. يجب التعرف على جمهور المرسل إليهم: من هم؟ ما هي خصائصهم؟ وما هي مصالحهم وتوقعاتهم؟ وما هي طبيعة العلاقة التي تربطك بهم؟ كلما زادت معرفتك بالمستقبل، زادت قدرتك على التواصل الفعال.

4. كيف؟ (الأسلوب والصيغة) يعني اختيار أنسب الصيغ والأسلوب لصباغة المحتوى. كل شخص أو جهة حساسة لأسلوب معين في التعامل وتتقبل لغة بعينها. يجب اكتشاف الأسلوب الأنسب سواء لجهتك الإدارية أو للجهة المستقبلة.

5. متى؟ (التوقيت) يعني اختيار الأنسب الأوقات لإرسال الرسالة. فن الإقناع يشمل دراسة التوقيت المناسب، مع الأخذ بالاعتبار أن هناك ظروفاً طارئة لا تسمح بالتأخير أو الانتظار.